水質汚濁防止法に基づく特定施設は、主として実験研究に用いる洗浄流し台やドラフトチャンバー、病院においては、厨房、洗浄、入浴施設等が該当します。学内には合計で2000以上の特定施設があり、新設、変更、廃止ごとに、事前事後の法律に基づく行政への届出が必要です。その際、確認を要する階層は、部局、本部、行政と多数あります。
また、特定施設に係る法律は、水質汚濁防止法、下水道法、土壌汚染対策法等関連する法律が多く、複雑であり理解は容易ではありません。そして、行政に提出する届出資料は、記載内容が多く、法律知識と並行して化学物質の管理知識も必要となります。以上のような状況のため、届出書類に修正が発生すると、どの資料が、どこまで処理されているのか、また、修正にあたりどのような説明が必要になるのか判断が難しくなります。
そこで、特定施設の手続きを漏れなく確実に実施するため、特定施設の受付簿と届出対応状況の一覧表を作成、管理することにしました。管理においては、依頼を受けた時点で整理番号を付与し、受付簿に記載すると同時に、部局とのメールやり取りや管理フォルダの名称に整理番号を使用することにしました。
この対応により、特定施設の届出管理を抜け漏れなく効率的に行うことができるようになりました。
